เวลาที่มีการเชื่อมต่ออินทราเน็ตเข้ากับอินเทอร์เน็ต มักมีการติดตั้งไฟล์วอลสำหรับควบคุมการผ่านเข้าออกของข้อมูล ผู้ดูแลด้านความปลอดภัยในองค์กร สามารถควบคุมและจำกัดการใช้งานอินเทอร์เน็ตบางประเภท เช่น ไม่ให้เข้าไปยังเว็บไซต์ลามก หรือตรวจสอบว่าผู้ใช้รายไหนพยายามเข้าไปเว็บดังกล่าว เป็นต้น นอกเหนือจากนี้ ไฟล์วอลยังป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกจากอินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร นอกเหนือไปจากเซิร์ฟเวอร์สำหรับให้บริการซึ่งผู้บริหารเครือข่ายได้กำหนดไว้
การประยุกต์ใช้งานอินทราเน็ต
การประยุกต์ใช้อินทราเน็ตในปัจจุบันได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานที่หลากหลาย อาทิเช่น การจัดการเอกสารข้อมูล, การตีพิมพ์และกระจายข่าวสาร, การจองห้องและอุปกรณ์, ห้องสนทนา (Chat Room), เว็บบอร์ด (Web Board), อัลบั้มรูป, การจัดการสมุดรายชื่อและข้อมูลการติดต่อ และอื่นๆ อีกมากมาย
โดยแนวโน้มการใช้งานของอินทราเน็ตในปัจจุบัน (พ.ศ. 2554) มีการดึงเอาสังคมออนไลน์ (Social Network) มาใช้เพื่อเชื่อมต่อและช่วยประสานการทำงานของบุคลากรภายในบริษัทหรือองค์กรที่ตั้งอยู่ห่างไกลกัน ไม่ว่าจะเป็นสาขาหรือสำนักงานในส่วนภูมิภาคให้ใกล้ชิดกันมากยิ่งขึ้น ทั้งนี้พบว่าการนำเอาสังคมออนไลน์มาประยุกต์ใช้ในองค์กรได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากเทคโนโลยีในปัจจุบันสนับสนุนให้การทำงานของอินทราเน็ตเป็นมากกว่าเครือข่ายเฉพาะภายในองค์กรที่ใช้จัดเก็บเอกสารเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังสามารถดึงเอาแอพพลิเคชันต่างๆเข้ามาใช้งานร่วมกับอินทราเน็ตได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
อ้างอิง [1] ระบบอินทราเน็ตในฐานะสังคมออนไลน์
อี-คอมพานี (e-company) หมายถึง องค์กรที่เปลี่ยนแปลงรูปแบบการดำเนินธุรกรรมจากระบบเดิม ซึ่งใช้เอกสารในการประสานงานกัน มาเป็นระบบที่ใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยประยุกต์เทคโนโลยีในปัจจุบัน ปรับให้เข้ากับการดำเนินธุรกิจของแต่ละองค์กร ซึ่งจะทำให้การประสานงานกันทั้งภายในองค์กรเองและต่างองค์กรมีความสะดวกรวดเร็ว เพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันกับบริษัทคู่แข่งและทำให้บริษัทเติบโตอย่างมั่นคงและยั่งยืนยิ่งขึ้น
ปัจจุบันธุรกิจแบบเดิมที่เราคุ้นเคยกำลังหมดยุคไปทุกวันนี้การแข่งขันในตลาดโลกเริ่มรุนแรงขึ้น ไอที มีบทบาทมากขึ้น ดังนั้นบุคลากรด้านไอทีที่มีความสามารถ รวมถึงการติดต่อสัมพันธ์ทางการค้าที่ดีต่อกันระหว่าง ลูกค้าและซัพพลายเออร์ คุณภาพของการบริการจึงเป็นปัจจัยสำคัญที่มีต่อการเจริญเติบโตของบริษัทฯ ต่างจากในอดีตที่เป็นเพียงส่วนเสริมของการผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์เท่านั้น
อี-คอมพานี เป็นการรวมเอาการดำเนินธุรกิจขององค์กรกับเว็บเทคโนโลยีเพื่อสร้างจุดแข็งให้กับบริษัทฯ เสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า และลดค่าใช้จ่ายในส่วนปฏิบัติงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ทั้งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ กลางและเล็ก รวมไปถึงธุรกิจเน็ตเจเนอเรชัน อันหมายถึงบริษัทในโลกยุคใหม่ที่ไม่มีข้อจำกัดทางด้านขนาดของการลงทุนจำนวนพนักงาน หรือแม้แต่ช่องทางในการทำธุรกิจ ที่ทุกแห่งเริ่มต้นในจุดเดียวกันแต่สามารถเข้าถึงลูกค้าได้ทั่วโลกและไม่มีข้อจำกัดของระยะทางอีกต่อไป
การทำธุรกิจบนระบบคอมพิวเตอร์เน็ตเวิร์กอย่างอีคอมเมิร์ซ และอี-บิซิเนส ที่เริ่มแพร่หลาย โดยเกิดจากกระแสการเจริญเติบโตของอินเทอร์เน็ตที่รวดเร็ว อัตราความเจริญเติบโตของสังคมบนอินเทอร์เน็ตที่มีมากขึ้นอย่างทวีคูณ ทำให้ธุรกิจทุกประเภทต้องแสวงหาแนวทางการทำธุรกิจใหม่ หรือไม่ก็ต้องหาทางผนวกธุรกิจที่มีอยู่เพื่อให้สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วนี้ โดยนอกจากต้องปรับปรุงระบบธุรกิจที่มีอยู่เดิมให้มีประสิทธิผลสูงขึ้นก็ยังต้องพัมนาระบบไอทีในองค์กรควบคู่กันไปด้วย
ดังนั้น อี-คอมพานีต้องมีอินทราเน็ต ที่นำเทคโนโลยีของระบบอินเทอร์เน็ตมาประยุกต์ใช้งานภายในองค์กร โดยปรับให้เข้ากับการดำเนินธุรกิจของแต่ละองค์กรด้วยซอฟต์แวร์
Corporate Portal
อินเตอร์เน็ตเป็นเครือข่าย จะต้องมีซอฟต์แวร์มาจัดระบบ ซอฟต์แวร์ที่ว่านี้จะทำให้เกิดเว็บท่าองค์กร Corparate Portal ซึ่งเป็นจุดที่ทุกคนในองค์กรจะต้องมาพบ มาใช้เพื่อการทำงาน การสื่อสาร การเรียนรู้ และการสันทนาการประเภทหลัก ๆ ของแอปบลิเคชั่นที่ประกอบเป็นเว็บท่าบริษัทมีทั้งส่วนทั่วไป และส่วนเฉพาะกิจกับองค์กรนั้น ซอฟต์แวร์เว็บท่าองค์กรจึงพอสรุปเป็นประเภท ดังนี้
Document Access
- Product Information
- Search Engine
- Policies and Procedures
- Phone Directory
- Newsletters
- Project information
- Official Travel Guide
- Employee Infobases
- Catalogs
- Newswire Clippings
- Software Libraries
- Art Libraries
Application Gateways
- Access to Legacy Systems (HR,Accounting)
- Access to Data Warehouse
- Access to Design Manaagement
- Product Support Databases
- Customer support
- Sales & Marketing Support Centers
- Training and Registration
- Subscription Services
Group Wares
- Conferencing
- Calendar Management
- Electronic meeting
- Workflow Management
- Voice Video Conferencing
- Whiteboard
- Document Sharing
- Chat
Knoledge Application
- Knowledge Management
- Information Mapping
- Decision
- Support
- Knowledge Filtering
- Knowledge Preservation
- e-Learning
- Experience Factory
การกระจาย Informantion
การที่จะทำให้ข้อมูลขององค์กรหาง่ายใช้งานได้สะดวกเป็นวัตถุประสงค์หลักของอินทราเน็ต ดังนั้นจึงจำเป็นต้องควบคุมเนื้อหาของสารสนเทศในองค์กรให้เหมาะสม ซึ่งรูปแบบการใช้สารสนเทศแบ่งได้เป็น 3 อย่าง คือ สารสนเทศทางการ สารสนเทศกลุ่ม สารสนเทศไม่เป็นทางการ
- สารสนเทศทางการ ได้แก่ สารสนเทศที่เกี่ยวกับกฎระเบียบบริษัทฯ ที่ใช้ในองค์กรประวัติ
ผลงานล่าสุด รายละเอียดของผลิตภัณฑ์ การบริการต่าง ๆ เป็นต้น
- สารสนเทศกลุ่ม ได้แก่ สารสนเทศที่ใช้ภายในกลุ่ม/แผนก, กลุ่มงานโครงการ เป็นเครื่อง
มือในการติดต่อประสานงานกัน การกระจายความคิด ร่วมมือกันในการทำกิจกรรมหรือการจัดการงานต่าง ๆ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อเปรียบเทียบกับการทำงานแบบเดิมที่ต้องการส่งเอกสาร ถึงกันไม่ว่าจะเป็นการถ่ายเอกสารหรือ FAX ให้กันเป็นต้น
- สารสนเทศที่ไม่เป็นทางการ ได้แก่ สารสนเทศที่ใช้ในการบริหารงาน การปฏิบัติงานและ
การใช้สารสนเทศในการพัฒนาเสริมสร้างความรู้ ทักษะในแขนงวิชาต่าง ๆ ให้บังเกิดผลสำเร็จ สามารถนำไปใช้ในการสนับสนุนการทำงานในแต่ละฝ่ายงานต่าง ๆ การที่เราจะมี Information ที่ดีมีประโยชน์นั้นจะมีส่วนในการประสานงานกับงานด้านการเก็บข้อมูลทุกชนิด ทุกประเภท เก็บข้อมูลอย่างมีระเบียบ แบบแผน ซึ่งจะทำให้ได้สารสนเทศนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ซึ่งต้องมีการเปลี่ยนแปลง Work Process เพื่อลดขั้นตอนงานที่ไม่จำเป็น และให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน จำเป็นต้องปรับปรุงองค์กรและคนในองค์กรด้วย
ประโยชน์
ประโยชน์ และเป้าหมายของระบบเว็บท่าองค์กรทั้งต่อภายในองค์กร และนอกองค์กรมีมากมายสามารถแยกเป็นหัวข้อได้ดังนี้
1. เพื่อสร้างลูกค้า เพื่อสร้างโอกาสทางธุรกิจ ทำการตลาดอย่างรวดเร็ว เพื่อช่วยให้ลูกค้าทำงานได้ง่ายขึ้น และสุดท้ายเกิดกำไรกับบริษัทฯ โดยใช้ต้นทุนต่ำ
2. กระจายสารสนเทศจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งในพื้นที่ที่กว้างมากเท่าที่ต้องการ เช่น
บริษัทฯ อีซูซุ มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่ประเทศญี่ปุ่น และมีสาขามากมายในประเทศต่าง ๆ สามารถทำให้มี สารสนเทศเดียวกัน ใช้ร่วมกัน และยังสามารถตัดขั้นตอนงานที่ซ้ำซ้อนลงได้ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
3. การเชื่อมต่อระบบกับธุรกิจอื่น และสามารถสร้างรายได้ในช่องทางใหม่ อีกทั้งยังช่วยผลักดันและเป็นหนทางให้บริษัทเติบโตหรือขยายธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว
4. ช่วยให้การประสานงานดีขึ้น การจัดทำ Web จำนวนมากนอกจากช่วยการประสานงานภายในแล้ว หุ้นส่วนอื่น ๆ ก็ได้รับประโยชน์ด้วย ช่วยให้มีการกระจายข่าวสารถึงกันได้อย่างรวดเร็วขึ้น
5. ช่วยในเรื่องการจัดองค์ความรู้ เริ่มตั้งแต่หน่วยงานย่อย ๆ รวมกันเป็นรูปบริษัทฯ บริษัทในเครือหุ้นส่วนสารสนเทศกระจายถึงกัน ส่งผลให้เกิดเป็นการเรียนรู้ในสิ่งใหม่ ๆ ทำให้เกิดเป็นสังคมข้อมูลข่าวสารที่กว้างสร้างสรรค์ความรู้ใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้น
6. เป็นช่องทางหาธุรกิจใหม่
อุปสรรคของการทำอินทราเน็ตและเว็บท่าบริษัท
บริษัทฯ หรือองค์กรหลาย ๆ องค์กร ที่นำอินทราเน็ตมาใช้ บางบริษัทก็ประสบความสำเร็จ บางบริษัทก็ประสบกับความล้มเหลว ซึ่งมีสาเหตุต่าง ๆ พอสรุปได้ดังนี้
- ผู้บริหารไม่ได้ให้ความสนใจอย่างจริงจังผู้บริหารไม่ปรับตัว ทำให้พนักงานไม่กระตือรือร้นในการใช้ระบบ
- ข้อมูลที่อยู่บนระบบไม่ทันสมัย ทำให้เกิดความไม่น่าเชื่อถือ
- ปัญหาเครื่องทำงานช้า ผู้ใช้เสียเวลารอข้อมูลนาน
- ข้อมูลไม่น่าสนใจ ใช้ยาก ไม่มีเครื่องช่วยให้เข้าหา Information
ดังนั้นการที่จะให้ ระบบอินทราเน็ตที่พัฒนาขึ้น ประสบผลสำเร็จได้ ผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญด้วย โดยถือเป็นนโยบายหลัก โดยให้ทุกฝ่ายมีส่วนร่วมในการเสนอความคิดเห็น จัดทำ ซึ่งจะทำให้เกิดความร่วมมือกันด้วยความเต็มใจ สะท้อนให้เกิดความร่วมมือกันด้วยความเต็มใจ สะท้อนให้เกิดประโยชน์กับบริษัทฯ ในภาพรวม โดยได้รับการสนับสนุนอย่างจริงจังจากผู้บริหาร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น